POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU ACTISPRO

Osoby korzystające z usług dostępnych za pośrednictwem Serwisu ACTISPRO powierzają oraz w uzasadnionych przypadkach – udostępniają nam swoje informacje, w tym dane osobowe. Dokładamy wszelkich starań, aby chronić te informacje i prywatność osób korzystających z Serwisu ACTISPRO.

W celu realizacji zasady zgodnego z prawem, rzetelnego i przejrzystego przetwarzania danych osobowych w związku ze świadczeniem przez nas usług, przyjmujemy niniejszy dokument zwany Polityką Prywatności.

W Polityce Prywatności opisano, jakie informacje zbieramy, w jaki sposób z nich korzystamy i je udostępniamy, oraz jakie są prawa osób korzystających z Serwisu ACTISPRO.

1. JAKICH POJĘĆ UŻYWAMY W POLITYCE PRYWATNOŚCI?

ACTISPRO, my, nasze – właściciel Serwisu ActisPro – spółka ActisPRO Sp. z o.o. z siedzibą w Tychach, ul. Fabryczna 43, 43-100 Tychy, Sąd Rejonowy w Bielsku- Białej, VIII Wydział Gospodarczy KRS, nr KRS: 0000852008, NIP: 5472219978; REGON: 386635297, kapitał zakładowy: 10.000,00 PLN;

Konto – zbiór zasobów i ustawień utworzonych indywidualne dla Usługobiorcy w ramach Serwisu, do którego zostanie przypisany stały i niezmienny przez cały okres trwania Umowy Indywidualnej login.

Nasi klienci, Usługobiorcy – podmioty, które zawarły Umowę Indywidualną z ACTISPRO obejmującą świadczenie Usług.

Regulamin – Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w ramach Serwisu ACTISPRO

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Personel – pełnoletnia osoba fizyczna, upoważniona przez Usługobiorcę do dostępu do Konta, będąca pracownikiem lub współpracownikiem Usługobiorcy, a w określonych przypadkach, także klient Usługobiorcy.

Serwis – serwis internetowy należący do ACTISPRO, w ramach którego świadczymy Usługi. Serwis umieszczony jest pod adresem: www.ActisPro.pl

Ty, Twój, Użytkownik – umowa o świadczenie Usług zawarta pomiędzy ACTISPRO i Usługobiorcą

Umowa Indywidualna – umowa o świadczenie Usług zawarta pomiędzy ACTISPRO i Usługobiorcą

Usługi – usługi świadczone drogą elektroniczną przez ACTISPRO w ramach Serwisu ActisPro. Wykaz i opis wszystkich dostępnych Usług umieszczony został w Załączniku nr 1 do Regulaminu. Zakres usług dostępnych dla danego Usługobiorcy określa Umowa Indywidualna.

2. KTO JEST ADMINISTRATOREM TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?

Co do zasady administratorem Twoich danych osobowych jest Usługobiorca. W określnym zakresie przetwarzania danych my również możemy być administratorem Twoich danych osobowych.

W razie pytań dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych oraz przysługujących Ci praw, skontaktuj się z nami:

1. pisemnie na adres: ul. Fabryczna 43, 43-100 Tychy;

2. drogą mailową na adres: support@actispro.pl.

3. JAKIE DANE OSOBOWE PRZETWARZAMY, W JAKICH CELACH I NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ?

W związku z tym, że świadczymy na rzecz naszych Klientów usługi polegające na udostępnianiu Serwisu w zakresie każdorazowo określanym w Umowie Indywidualnej, a Użytkownikami naszego Serwisu są nasi Usługobiorcy i ich Personel, przetwarzamy dane osobowe w różnych celach, w różnym zakresie i na różnej podstawie prawnej określonej w RODO.

Poniżej opisujemy sposób, w jaki ACTISPRO gromadzi i wykorzystuje dane osobowe oraz podstawy prawne takiego przetwarzania danych.

Dane podawane przez Ciebie przy okazji korzystania z naszego Serwisu:

• Dane zbierane przy zakładaniu Konta administratora wewnętrznego i logowaniu na to konto

W tym celu przetwarzamy dane osobowe podane przy logowaniu na Konto administratora wewnętrznego, tj.: login i hasło używane do logowania. Login może być jednocześnie nośnikiem danych osobowych dotyczących Użytkownika, takich jak nazwa przedsiębiorstwa, imię lub nazwisko.

Podstawa prawna. Niezbędność do wykonania umowy o świadczenie Usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

• Dane Personelu przetwarzane w trakcie świadczenia Usług dostępnych za pośrednictwem Serwisu

W trakcie świadczenia Usług dostępnych za pośrednictwem Serwisu Przetwarzamy dane osobowe Personelu takie jak: imię, nazwisko, adres email, miejsce pracy.

Informacje te mogą również obejmować również preferencje i ustawienia wybrane przez Użytkownika na stronach Serwisu, takie jak sortowanie, filtrowanie tabel oraz umiejscowienie przycisku „nowe zgłoszenie”, przechowywane wyłącznie przez czas trwania sesji, czyli od zalogowania na Konto, do wylogowania z Konta.

Podstawa prawna. Umowa powierzenia przetwarzania danych zawarta z naszym Usługobiorcą.

• Dane ujawnione przy okazji komunikowania się z ACTISPRO, w tym korzystania z pomocy technicznej (Helpdesk), składnia reklamacji

Zakres danych. W tym celu możemy przetwarzać dane osobowe identyfikujące Użytkownika, jak również dane dotyczące korzystania z naszych usług, będących przyczyną pytania technicznego, reklamacji lub wniosku, a także dane zawarte w załączonych dokumentach.

Podstawa prawna. Niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usług zgodnie z Regulaminem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). W uzasadnionych przypadkach podstawą prawną będzie umowa powierzenia przetwarzania danych zawarta z naszym Usługobiorcą.

Dane zbierane przez nas automatycznie, gdy korzystasz z naszego Serwisu:

• Informacje o sposobie użytkowania Usług oraz o urządzeniu

Zakres danych. Gromadzimy informacje o tym, w jaki sposób Użytkownik korzysta z naszych Usług. Mogą one obejmować takie informacje jak daty i godziny dostępu, funkcje Serwisu, awarie aplikacji i inna aktywność systemu, typ przeglądarki. W niektórych przypadkach gromadzimy te informacje za pomocą plików cookie (patrz niżej – Informacja o plikach cookies), znaczników pikselowych i podobnych technologii, przy użyciu których są generowane i przechowywane niepowtarzalne identyfikatory.

Możemy także zbierać informacje na temat urządzenia, z którego użytkownik korzysta w celu uzyskania dostępu do naszych usług, w tym informacje na temat modeli sprzętu, adresu IP urządzenia, systemów operacyjnych i wersji, oprogramowania, nazw i wersji plików, preferowanych języków, unikatowych identyfikatorów urządzeń, numerów seryjnych, informacje na temat ruchu urządzenia oraz informacje o sieci komórkowej.

Podstawa prawna. Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ułatwieniu korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną oraz na poprawie funkcjonalności tych usług.

• Informacja o plikach cookies

Serwis korzysta z plików cookies. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. W ramach Serwisu stosowany jest jeden rodzaj plików cookies: pliki „sesyjne” (session cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej).

Pliki cookies wykorzystywane są przez nas w następujących celach:

1. tworzenia statystyk, które pomagają nam zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Serwisu korzystają ze strony Serwisu, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości;

2. utrzymanie sesji Użytkownika Serwisu (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła.

Użytkownik ma prawo zadecydowania w zakresie obsługi plików cookies na swoim komputerze poprzez odpowiednią konfigurację ustawień przeglądarki internetowej. Szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc lub dokumentacja przeglądarki internetowej. Zastrzegamy przy tym, że wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla procesów uwierzytelniania, bezpieczeństwa, utrzymania preferencji Użytkownika może utrudnić, a w skrajnych przypadkach może uniemożliwić korzystanie ze strony www Serwisu.

Podstawa prawna. Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ułatwieniu korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną oraz na poprawie funkcjonalności tych usług

• Informacja o logach serwera

Informacje o niektórych zachowaniach Użytkowników podlegają logowaniu w warstwie serwerowej. Przeglądane zasoby identyfikowane są poprzez adresy URL. Ponadto zapisowi mogą podlegać:

1. Czas logowania;

2. Czas wprowadzenia danych do Serwisu;

3. Nazwę stacji klienta – identyfikacja realizowana przez protokół http;

4. Informacje o błędach jakie nastąpiły przy realizacji transakcji http;

5. Informacje o przeglądarce Użytkownika;

6. Informacje o adresie IP.

Dane powyższe nie są kojarzone z konkretnymi Użytkownikami korzystającymi z Serwisu

Podstawa prawna. Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na konieczności zapewnienia należytego funkcjonowania Serwisu.

• Informacje o lokalizacji

W zależności od zakresu Usług, z których korzysta dany Klient, oraz od ustawień aplikacji i uprawnień urządzenia Użytkownika, możemy zbierać informacje na temat dokładnej lub przybliżonej lokalizacji Użytkownika na podstawie takich danych jak GPS, adres IP i sieć Wi-Fi.

W przypadku korzystania z Usługi za pośrednictwem aplikacji mobilnej, możemy zbierać informacje na temat dokładnej lokalizacji, gdy aplikacja działa na pierwszym planie (aplikacja jest otwarta na ekranie) lub działa w tle (aplikacja jest otwarta ale nie na ekranie) na urządzeniu użytkownika. Zbieramy również informacje o przybliżonej lokalizacji, niezależnie od tego czy aplikacja jest włączona lub wyłączona oraz niezależnie od ustawień zgody na zbierania informacji o lokalizacji. Informacje te są anonimowe, wykorzystywane do badania awarii aplikacji oraz w celach statystycznych i informacyjnych.

Użytkownicy korzystający z Usługi za pośrednictwem aplikacji mobilnej mogą korzystać z aplikacji bez zezwalania na zbieranie informacji na temat ich lokalizacji. Może to mieć jednak wpływ na funkcje dostępne w aplikacji. Na przykład, jeśli Użytkownik nie zezwala na zbieranie informacji o lokalizacji, nie będziemy w stanie potwierdzić faktycznej obecności Użytkownika w deklarowanym miejscu, co może skutkować ograniczeniem możliwości obrony przed roszczeniami klientów Użytkowników Serwisu lub utrudnić rozliczenie wykonanych prac przez Użytkowników korzystających z Serwisu przy wykorzystaniu aplikacji mobilnej.

Podstawa prawna. Umowa powierzenia przetwarzania danych zawarta z naszym Usługobiorcą.

Dane Użytkowników przetwarzane w związku z realizacją wymogów wynikających z prawa powszechnie obowiązującego lub w celach księgowo-administracyjnych.

W związku z zawarciem i realizacją Umowy Indywidualnej, przetwarzamy dane osobowe naszych Użytkowników w celach niezwiązanych bezpośrednio z usługami świadczonymi w ramach Serwisu, lecz wynikających z obowiązków ciążących na nas z mocy prawa oraz niezbędnych i koniecznych dla zapewnienia prawidłowej obsługi administracyjno-księgowej.

• Realizacja obowiązków prawno-podatkowych

Przetwarzamy dane w celu realizacji obowiązków prawnych wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych, w szczególności w zakresie właściwego udokumentowania transakcji na potrzeby rozliczeń podatkowych i dla wykonania obowiązków wynikających z przepisów o rachunkowości.

Podstawa prawna. Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

• Ustalenie, dochodzenie oraz obrona przed roszczeniami

W tym celu możemy przetwarzać niektóre dane osobowe podane przez Ciebie w Profilu, takie jak: imię, nazwisko, dane dotyczące korzystania z naszych usług, jeżeli roszczenia wynikają ze sposobu, w jaki korzystasz z naszych usług, inne dane niezbędne do udowodnienia istnienia roszczenia, w tym rozmiarów poniesionej szkody.

Podstawa prawna. Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ustaleniu, dochodzeniu oraz obronie przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami i innymi organami państwowymi.

• Archiwizacja i zapewnienie rozliczalności

Przetwarzamy dane w celach archiwalnych oraz dla zapewnienia rozliczalności, tj. wykazania spełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Podstawa prawna. Nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu możliwości wykazania zgodności działalności z prawem.

4. KOMU UDOSTĘPNIAMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane:

1. organom państwowym, jeżeli te zwrócą się do nas o udostępnienie danych;

2. konsultantom, prawnikom, księgowym, informatykom i innym profesjonalnym usługodawcom, z którymi zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania danych.

Lokalizacja. W ramach świadczenia usług za pośrednictwem Serwisu nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, ani do organizacji międzynarodowych.

5. JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY TWOJE DANE OSOBOWE?

Dane osobowe Użytkowników gromadzone na serwerze obsługującym Serwis usuwane są cyklicznie, według poniższego wzoru: dane z roku n usuwane są w styczniu roku n+2, chyba że Umowa Indywidualna stanowi inaczej. Po rozwiązaniu Umowy Indywidualnej dane usuwane są w okresie nieprzekraczającym 90 dni.

Dane osobowe Usługobiorców związane z zawarciem i realizacją Umowy Indywidualnej będą przetwarzane przez okres trwania umowy, a następnie przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia z umowy i/lub okres wynikający z właściwych przepisów o rachunkowości.

Jednocześnie, w celu rozliczalności będziemy przechowywać dane przez okres, w którym zobowiązani jesteśmy do zachowania danych lub dokumentów je zawierających dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych, w tym umożliwienia kontroli ich spełnienia przez organy publiczne.

Dane osobowe Użytkowników zawarte w plikach cookies przechowujemy przez czas odpowiadający cyklowi życia zapisanych na ich urządzeniach plików cookies.

6. JAKIE SĄ TWOJE PRAWA Z ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?

Na podstawie przepisów RODO, przysługują Ci liczne prawa w odniesieniu do danych osobowych, które przetwarzamy. Poniżej znajduje się ogólny opis tych praw:

1. Dostęp do danych osobowych. W każdym czasie możesz skorzystać z prawa dostępu do swoich danych.

2. Sprostowanie i uzupełnienie danych. Przysługuje Ci prawo żądania od nas niezwłocznego sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe, a także żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.

3. Prawo do usunięcia danych. Przysługuje Ci prawo do żądania od nas niezwłocznego usunięcia danych osobowych w każdym z następujących przypadków:

   • gdy dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;

   • w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody, gdy cofniesz zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;

   • gdy wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania danych, o którym mowa w pkt. e) poniżej i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania tych danych;

   • gdy dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem;

   • gdy dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii Europejskiej lub prawie polskim. Nie będziemy mogli jednak usunąć Twoich danych osobowych w zakresie w jakim ich przetwarzanie będzie niezbędne (i) do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i informacji, (ii) do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego, (iii) do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych. Masz prawo żądania od nas ograniczenia przetwarzania, w przypadkach, gdy:

   • kwestionujesz prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych

   • przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a Ty sprzeciwiasz się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;

   • nie potrzebujemy już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one Ci potrzebne, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

   • wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania, o którym mowa w pkt. e) poniżej – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po naszej stronie są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu

5. Prawo do sprzeciwu. W każdej chwili przysługuje Ci prawo do wniesienia sprzeciwu – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania danych w celu realizacji uzasadnionego interesu naszego lub osoby trzeciej (tj. w przypadkach gdy podstawą przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych jest przepis art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Przestaniemy przetwarzać twoje dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub że Twoje dane będą niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony naszych roszczeń.

6. Prawo do cofnięcia zgody. W zakresie w jakim przetwarzanie danych osobowych następuje w oparciu o zgodę, przysługuje Ci prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

7. Prawo do przenoszenia danych. W zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonywania umowy lub przetwarzane na podstawie zgody oraz przetwarzanie danych odbywa się w sposób zautomatyzowany – przysługuje Ci prawo otrzymania od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego swoje dane osobowe, które nam dostarczyłaś/eś. Przysługuje Ci także prawo przesłania takich danych osobowych innemu administratorowi.

8. Prawo do skargi. Przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi na przetwarzanie danych osobowych przez nas do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (www.uodo.gov.pl).

Uprawnienia, o których mowa w pkt. a)-g) powyżej można wykonać poprzez skontaktowanie się z nami w sposób określony w pkt. 2 powyżej, tj. kontaktując się z na adres e-mail lub pisemnie na adres naszej siedziby. W celu realizacji prawa do skargi, o której mowa w punkcie h) powyżej należy skontaktować się bezpośrednio z organem nadzorczym.

Realizacja powyższych praw będzie możliwa wyłącznie po dostarczeniu nam przez Ciebie odpowiednich informacji, które pozwolą na właściwą identyfikację Twojej osoby

7. W JAKI SPOSÓB DBAMY O BEZPIECZEŃSTWO TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?

Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych. Serwis używa szyfrowanej transmisji danych (SSL) podczas rejestracji, logowania, a także w trakcie korzystania z Serwisu co zapewnia ochronę danych identyfikujących Użytkownika oraz znacząco utrudnia przechwycenie dostępu do Konta przez nieupoważnione systemy lub osoby

8. ZMIANY W POLITYCE PRYWATNOŚCI

Stosownie do potrzeb możemy zmieniać i uzupełniać Politykę Prywatności. O wszelkich zmianach lub uzupełnieniach poinformujemy Cię poprzez zamieszczenie odpowiednich informacji na głównej stronie Serwisu, a w przypadku istotnych zmian możemy wysłać Ci także odrębne powiadomienia na wskazany przez Ciebie adres e-mail.

Polityka Prywatności nie ogranicza żadnych uprawnień przysługujących Ci zgodnie z Regulaminem oraz przepisami prawa.